Stand: 15. Mai 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechtsberatung im Einzelfall.
Die meisten Streitigkeiten bei der Untervermietung entstehen nicht während der Mietzeit, sondern beim Auszug. Wer hat den Kratzer in der Tür verursacht? Welcher Zählerstand galt bei Einzug? Waren die Schlüssel vollständig? Ohne ein sauberes Übergabeprotokoll sind diese Fragen im Nachhinein kaum noch zu klären. Ein gutes Protokoll schützt beide Seiten – Hauptmieter und Untermieter – und ist das wichtigste Dokument neben dem Untermietvertrag selbst.
Warum das Übergabeprotokoll so wichtig ist
Der Hauptmieter haftet gegenüber dem Eigentümer für den Zustand der Wohnung. Entsteht durch den Untermieter ein Schaden, muss der Hauptmieter in der Lage sein, diesen nachzuweisen und zuzuordnen. Ohne Protokoll fehlt die Grundlage: Es lässt sich dann weder beweisen, dass ein Schaden erst nach Einzug des Untermieters entstanden ist, noch in welchem Ausgangszustand die Räume übergeben wurden.
Auch für den Untermieter ist das Protokoll wichtig. Wer ohne Dokumentation einzieht, riskiert beim Auszug für Schäden in Anspruch genommen zu werden, die bereits bei Einzug vorhanden waren.
Was beim Einzug dokumentiert werden muss
Ein vollständiges Einzugsprotokoll enthält mindestens die folgenden Punkte:
Grundangaben
- Datum und Uhrzeit der Übergabe
- Name und Anschrift des Hauptmieters
- Name des Untermieters
- Genaue Bezeichnung des Mietobjekts (Zimmer, Wohnungsnummer, Etage)
Zählerstände
Alle vorhandenen Zähler müssen abgelesen und notiert werden:
- Stromzähler (Zählernummer und Stand)
- Gaszähler (falls vorhanden)
- Wasserzähler (falls vorhanden und zugänglich)
- Heizkostenverteiler an einzelnen Heizkörpern (falls relevant)
Die Zählerstände sind die Grundlage für die spätere Nebenkostenabrechnung. Fehlen sie, kommt es unweigerlich zu Streit über Verbrauchskosten.
Schlüsselübergabe
Notiere genau:
- Anzahl der übergebenen Wohnungsschlüssel
- Anzahl der Briefkastenschlüssel
- Anzahl der Kellerschlüssel oder sonstiger Schlüssel
- Nummer oder Bezeichnung der Schlüssel (falls vorhanden)
Zustand der Räume
Gehe jeden Raum systematisch durch und dokumentiere:
- Zustand von Wänden, Böden, Decken
- Zustand von Fenstern und Türen
- Vorhandene Mängel oder Beschädigungen (so genau wie möglich beschreiben)
- Funktionsfähigkeit von Heizungen, Wasserhähnen, Steckdosen
Inventar bei möblierter Vermietung
Bei möblierter Untervermietung muss zusätzlich eine vollständige Inventarliste beigefügt oder direkt ins Protokoll aufgenommen werden. Dazu mehr im Abschnitt weiter unten.
Fotos
Fotografiere alle relevanten Bereiche, insbesondere vorhandene Mängel. Fotos sind kein Ersatz für das schriftliche Protokoll, aber eine wertvolle Ergänzung. Achte auf lesbare Zählerstände auf den Fotos.
Die Checkliste für den Einzug
Die folgende Checkliste kann als Grundstruktur für ein eigenes Protokoll dienen:
- Grundangaben (Datum, Namen, Objekt)
- Zählerstände ablesen und notieren
- Schlüssel übergeben und dokumentieren
- Jeden Raum gemeinsam begehen
- Mängel schriftlich festhalten und fotografieren
- Inventarliste prüfen (bei möblierter Vermietung)
- Protokoll von beiden Seiten unterschreiben
- Jede Partei erhält eine Kopie
Wohnungsgeberbestätigung: Pflicht beim Einzug des Untermieters
Ein Punkt, der häufig vergessen wird: Der Untermieter muss sich nach dem Einzug beim Einwohnermeldeamt anmelden. Dafür benötigt er eine Wohnungsgeberbestätigung. Diese stellt nicht der Vermieter (Eigentümer), sondern der Hauptmieter aus, denn der Hauptmieter ist für den Untermieter der Wohnungsgeber.
Die Pflicht zur Ausstellung ergibt sich aus § 19 Bundesmeldegesetz. Der Hauptmieter muss die Bestätigung innerhalb von zwei Wochen nach Einzug des Untermieters ausstellen. Kommt er dem nicht nach, kann das als Ordnungswidrigkeit gewertet werden.
Die Wohnungsgeberbestätigung enthält folgende Pflichtangaben:
- Name und Anschrift des Wohnungsgebers (Hauptmieter)
- Art des Meldeanlass (Einzug)
- Einzugsdatum
- Anschrift der Wohnung
- Name der einziehenden Person (Untermieter)
Muster Wohnungsgeberbestätigung: „Ich, [Name Hauptmieter], wohnhaft [Adresse], bestätige, dass [Name Untermieter] am [Datum] in die Wohnung/das Zimmer [Adresse, ggf. Zimmernummer] eingezogen ist. Datum, Unterschrift.”
Häufige Fehler beim Übergabeprotokoll
Fehler 1: Protokoll nur von einer Seite unterschrieben
Ein Protokoll, das nur der Hauptmieter oder nur der Untermieter unterzeichnet hat, ist deutlich weniger belastbar. Beide Parteien müssen das Dokument unterschreiben, um die gemeinsam festgestellten Tatsachen zu bestätigen.
Fehler 2: Mängel zu vage beschrieben
„Kratzer im Boden” ist zu wenig. Besser: „Kratzer im Parkettboden des Wohnzimmers, ca. 10 cm, in der Nähe der südlichen Wand.” Ungenaue Beschreibungen helfen im Streitfall niemandem.
Fehler 3: Zählerstände vergessen oder unleserlich notiert
Zählerstände sollten im Protokoll klar lesbar sein – idealerweise mit Zählernummer, damit klar ist, welcher Zähler gemeint ist. Ein Foto des Zählers ist zusätzliche Absicherung.
Fehler 4: Kein Protokoll beim Auszug
Viele Hauptmieter erstellen ein Einzugsprotokoll, vergessen aber das Auszugsprotokoll. Erst der Vergleich beider Protokolle ermöglicht es, festzustellen, welche Veränderungen oder Schäden während der Mietzeit entstanden sind.
Fehler 5: Inventarliste fehlt
Bei möblierter Vermietung muss die Inventarliste Teil des Protokolls sein. Fehlt sie, ist unklar, welche Gegenstände bei Einzug vorhanden waren – und welche beim Auszug fehlen.
Übergabeprotokoll beim Auszug
Das Auszugsprotokoll folgt der gleichen Struktur wie das Einzugsprotokoll. Beide Parteien begehen die Räume gemeinsam, lesen alle Zähler ab und dokumentieren den Zustand des Mietobjekts.
Beim Vergleich von Einzugs- und Auszugsprotokoll wird sichtbar:
- Welche neuen Schäden entstanden sind
- Ob Inventar fehlt oder beschädigt ist
- Wie sich die Zählerstände entwickelt haben
Normale Abnutzung durch üblichen Gebrauch geht nicht zulasten des Untermieters. Beschädigungen, die über normale Abnutzung hinausgehen, können dagegen in Rechnung gestellt werden. Was als normal gilt, hängt von der Mietdauer und der Art der Nutzung ab.
Beim Auszug werden außerdem alle Schlüssel zurückgegeben. Die Rückgabe wird im Protokoll dokumentiert.
Inventarliste bei möblierter Untervermietung
Wer möbliert untervermietet, sollte eine vollständige Inventarliste erstellen und dem Übergabeprotokoll beifügen. Die Liste enthält alle überlassenen Gegenstände mit:
- Bezeichnung und Beschreibung (z.B. „Ikea-Bett, Modell X, 140×200 cm”)
- Zustand zum Zeitpunkt der Übergabe
- Eventuell: Geschätzter Wert oder Anschaffungspreis
Eine sorgfältige Inventarliste ist nicht nur beim Auszug wichtig, sondern auch für die Frage, ob und in welcher Höhe ein Möblierungszuschlag im Untermietvertrag gerechtfertigt ist.
Digitale Übergabe: Was ist möglich?
Die Übergabe muss nicht zwingend auf Papier dokumentiert werden. Digitale Protokolle sind möglich und werden in der Praxis zunehmend genutzt. Wichtig dabei:
- Das Protokoll sollte nach Fertigstellung als PDF gespeichert werden, damit es nicht mehr verändert werden kann.
- Beide Parteien sollten eine Kopie per E-Mail erhalten – die E-Mail selbst dient als zusätzlicher Zeitstempel.
- Digitale Fotos sollten mit Datum und Uhrzeit versehen sein (die meisten Smartphones tun das automatisch).
- Eine elektronische Unterschrift (z.B. über ein PDF-Tool) ist möglich, aber keine zwingende Voraussetzung; eine schriftliche Bestätigung per E-Mail reicht oft aus.
Untervermietung.com bietet ein vorbereitetes Übergabeprotokoll an, das alle wesentlichen Punkte abdeckt und direkt für die Untervermietung genutzt werden kann.
Zusammenfassung
Ein vollständiges Übergabeprotokoll enthält Grundangaben, Zählerstände, Schlüsseldokumentation, den Raumzustand und – bei möblierter Vermietung – die Inventarliste. Es wird beim Einzug und beim Auszug erstellt, von beiden Parteien unterschrieben und in Kopie aufbewahrt. Die Wohnungsgeberbestätigung für den Untermieter ist eine gesonderte Pflicht des Hauptmieters nach § 19 Bundesmeldegesetz und sollte nicht vergessen werden.